I team IT possono limitare il flusso di informazioni in entrata e in uscita dalle loro aziende tramite email aziendale mentre l’email personale è una storia diversa. Quasi la metà (49%) degli intervistati ha dichiarato di svolgere attività lavorative utilizzando i propri account personali. Questo esclude di fatto i responsabili IT incaricati di mantenere sicuri gli utenti e i dati aziendali.
Cosa può accadere?
- Protezione inadeguata: le email personali spesso non dispongono degli stessi livelli di sicurezza e crittografia delle email aziendali, rendendo i dati aziendali più vulnerabili a minacce come hacking e phishing.
- Accesso non autorizzato: le email personali potrebbero essere più suscettibili all’accesso non autorizzato, sia attraverso il furto di credenziali che per la mancanza di sistemi di autenticazione avanzati.
- Violazioni delle normative sulla privacy: l’uso di email personali può violare regolamenti sulla protezione dei dati, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) in Europa o il CCPA (California Consumer Privacy Act) negli Stati Uniti. Questi regolamenti spesso richiedono che i dati aziendali siano gestiti in modo sicuro e tracciabile.
- Incapacità di dimostrare conformità: è più difficile dimostrare che i dati aziendali sono gestiti correttamente e che le comunicazioni sono conformi alle normative se avvengono su canali non aziendali.
- Difficoltà di monitoraggio: i team IT non hanno accesso alle email personali dei dipendenti, il che rende complicato monitorare le comunicazioni e garantire che le pratiche aziendali siano seguite.
- Incapacità di implementare policy: senza controllo diretto, è difficile implementare e applicare politiche di sicurezza e uso accettabile delle email.
- Backup e recupero: le email personali non sono incluse nei backup aziendali, aumentando il rischio di perdita di dati cruciali se l’account personale viene compromesso o cancellato.
- Confusione di proprietà: l’uso di email personali può creare ambiguità riguardo alla proprietà e alla gestione delle informazioni aziendali. Questo può portare a problemi legali se un dipendente lascia l’azienda e porta con sé informazioni riservate.
- Responsabilità e contenziosi: in caso di violazione della sicurezza o di controversie legali, la responsabilità potrebbe essere complicata dalla mancanza di tracciabilità e controllo delle comunicazioni aziendali avvenute tramite email personali.
Cosa devo fare?
- Implementare policy chiare: stabilire e far rispettare linee guida che proibiscano l’uso di email personali per scopi lavorativi.
- Formare i dipendenti: educare i dipendenti sui rischi dell’uso di email personali e sull’importanza della sicurezza dei dati.
- Fornire soluzioni aziendali: assicurarsi che i dipendenti abbiano accesso a strumenti di comunicazione aziendali sicuri e ben gestiti.
- Monitorare e controllare: utilizzare strumenti di gestione delle comunicazioni che possano integrare e controllare per garantire la sicurezza e la conformità.